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公司档案治理制度范本,分享是一种美德

本文摘要:档案是全面反映公司谋划治理各项运动的历史记载,是实现以后决议科学化的重要依据。特制定本方法,各部门必须按本制度认真做好档案治理事情。第一节 档案规模公司种种具有生存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。其中,文件包罗:计划、计划、技术资料、工程资料、财政资料、人事资料、集会纪要、项目方案、条约协议、内外行文等。

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档案是全面反映公司谋划治理各项运动的历史记载,是实现以后决议科学化的重要依据。特制定本方法,各部门必须按本制度认真做好档案治理事情。第一节 档案规模公司种种具有生存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。其中,文件包罗:计划、计划、技术资料、工程资料、财政资料、人事资料、集会纪要、项目方案、条约协议、内外行文等。

第二节 档案分类及编号一、档案按其内容及关联部门可分为六大类:1、行政类2、财政类3、人事类4、业务类5、工程类6、拓展类二、秘密档案须在档案编号后注明:绝密、秘密、秘密。详细划分规则见本制度第三节第二条。

三、档案编号以“一案一号”为原则,遇有一案归入多类者,应先确定其主要种别举行编号。四、归档后须填写《档案治理挂号表》(附表1)。

第三节 秘密档案一、秘密档案按其内容分为“绝密”、“秘密”、“秘密”三级。其中:二、划分尺度:绝密档案包罗:公司谋划生长中的谋划战略、谋划偏向、谋划计划、谋划项目及谋划决议、战略性的互助协议及金额在100万元以上的重大条约。

秘密档案包罗:1、财政资料;2、公司重要集会纪要;3、公司谋划情况;4、人事档案、薪资性档案、劳动条约;5、技术资料;6、金额在10万-100万元的条约。秘密档案包罗:1、重要项目资料;2、项目条约协议。第四节 档案装订一、以左方装订为原则,右上角标明档案号。

二、文件如有皱折、破损、乱七八糟等情况,应先整补,裁切折叠,使其整齐,再装订。第五节 生存期限档案生存期限除政府有关法律或本公司其他规章制度特定者外,一律根据下列划定管理:一、永久生存:1、公司章程;2、股东名簿;3、股东会、董事会、监事会集会纪要;4、公司证照;5、各级批文;6、印鉴;7、公司年度谋划计划;8、公司年度谋划总结;9、年度财政报表;10、技术资料;11、不动产所有权状及其他债权凭证;12、人事资料;13、大型运动图片、音像资料;14、其他审定须永久生存的文书。二、十五年生存:1、会计凭证;2、其他经审定须十五年生存的文书。(其它财政档案的生存期限按国家相关划定执行)三、五年生存:1、期满或排除的条约协议;2、完结后的项目方案;3、其他经审定须生存五年的文书。

四、一年生存:1、部门事情计划及事情总结;2、完结后的部门请求陈诉;3、完结后无恒久生存须要文书。五、公司规章制度由总司理办公室永久生存,使用部门视其有效期限予以生存。

第六节 保管部门一、财政专项秘密档案由财政会计部卖力保管。二、人事专项秘密档案由人力资源部卖力保管。三、股东会、董事会、监事会资料由董事会秘书保管。

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四、其他档案均由总经办指派专人保管。第七节 档案移交一、公司各种证照、批文在发表之日起移交总经办。

二、公司章程,股东会、董事会、监事会集会纪要、决议,应自签发之日起三日内移交总经办。三、条约协议应在签订之日移交总经办。

四、财政档案、人事档案由部门自行立卷、归档、治理。五、其余档案半年移交一次,时间为每年的1月和7月。六、档案移交须填写《档案移交清册》(附表2)。

七、《档案移交清册》一式三份,移交双方各一份,总经办留存一份。第八节 档案调阅一、因事情需要需调阅档案时,须填写《档案调阅申请单》(附表3),并经相应批准人批准后方可调阅。

二、行政类档案、财政类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案、拓展类档案的调阅须部门司理批准,跨部门档案调阅须总经办主任批准,但仅仅限于档案的查阅、复印,使用原件或调阅秘密档案资料须总司理批准。(保密性档案的规模见《秘密档案治理制度》)。三、档案治理人员必须严格根据《档案调阅申请单》的内容,将档案调出,供调档人查阅。

四、调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人。五、《档案调阅申请单》由档案治理人员留存备查。

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六、档案借阅时间最长不凌驾8个事情时。七、如调档内容更改、调档时间延长,应按调档法式重新管理。

第九节 档案销毁一、凌驾生存期,且无生存价值的档案应销毁。二、需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》(附表4),经相应批准人批准后方可销毁。

三、部门内部档案由部门司理批准销毁;秘密档案由总司理批准销毁;其余档案由主管副总司理批准销毁。四、销毁档案须两人以上人员配合完成,总经办指定专人监视销毁,并填写《档案销毁挂号表》(附表5)。

五、档案销毁每半年举行一次,即每年的1月和7月。六、《档案销毁申请表》、《档案销毁挂号表》各一式二份,申请部门一份,总经办一份。第十节 其他一、档案治理人员应妥善保管,防虫蛀、防霉、防丢失,保证档案宁静。

二、所有档案应有专柜存放、加锁,定期清理通风,防湿。三、所有档案不得随意查阅、复印,不得置于公开场合。四、本制度附件包罗:《秘密档案治理制度》。五、以上表格均由总经办统一编号。

六、各部门必须严格根据本制度相关划定保管档案。


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